Plano de Ação para Redução de Custos na Indústria

Este conteúdo vai guiar você pela elaboração do seu próprio plano de ação para redução de custos na indústria. Não se assuste, nem desista: o material é longo, mas está bem completo e, o melhor, funciona.

Em outra publicação nós apresentamos dicas, desta vez, oferecemos conteúdo mais aprofundado. Isso porque as dicas servem apenas de insights para identificar custos que você não estava considerando.

Para o plano de ação, primeiro, você precisa saber que planejar redução de custos não implica em simplesmente “cortar” alguns custos. Tenha em mente que é necessário fazer uma análise profunda dos recursos utilizados pela empresa, ver o que pode ser reduzido sem que a qualidade da entrega seja reduzida. Reduzir custos não é somente eliminar um custo avaliado como menos necessário, mas atuar com estratégias para fazer mais com menos. E, bem, ser estrategista ainda é um recurso humano. 

Pensando em estratégia, motivar as pessoas a produzir mais não deixa de ser uma boa iniciativa. Mas manter pessoas motivadas fazendo atividades repetitivas é um grande desafio. Então coloque alternativas no seu plano de ação que facilite o aumento da produtividade. E considere investir em tecnologia para te auxiliar nesse processo.

Se for necessário investir, é interessante analisar quais investimentos terão um payback mais expressivo mas também qual o impacto (ou quanto está perdendo) sem ter aquela tecnologia na qual estará investindo.

Nosso plano de ação é baseado em algumas etapas que utilizamos para reduzir custos nas indústrias em que atuamos. Vamos compartilhar parte do nosso segredo em alcançar os resultados que alcançamos a seguir.

Passo 1: Mapear os custos

Poderíamos entrar nos conceitos de custo direto, indireto e por aí vai, mas vamos propor sair da teoria e ir para a ação, ou melhor para o plano de ação para reduzir custos.

Falar de custos na indústria vai além de definir os valores e colocar o centro de custo. Existe aqueles custos que não são valores. Eles são desperdícios que, normalmente, não são contabilizados nesse levantamento realizado em um ERP por exemplo. 

É claro que você pode fazer o padrão, mas estamos aqui para sugerir uma alternativa ainda mais assertiva.

Adoro utilizar post its nos levantamentos, mas pode ser feita uma lista também, a forma que fica melhor para o seu entendimento.

A primeira etapa é relacionar todos os custos/gastos que tem sob sua gestão (pelo menos).

Dívida por setor a setor: manutenção, logística, produção, estoque, quanto mais dividido mais detalhado será sua relação de custos possíveis de reduzir. 

Passo 2: Estratificação dos dados

Separamos o passo do levantamento dos custos em duas etapas, uma que você consegue obter através dos relatórios e uma segunda etapa, que é essa que vamos chamar de caça ao tesouro.. 

Depois de fazer a lista inicial “vá ao gemba!” Visite o local que quer reduzir custos, entenda o processo e anote os desperdícios que encontra.

Pense nisso: Um olhar treinado para a melhoria contínua costuma identificar diversas oportunidades no processo, consequentemente uma melhora na produtividade e redução de custos.

Então vamos sugerir alguns pontos que você pode dar atenção ao estratificar os dados da sua visita técnica.

Considere nos seus custos: 

O custo do estoque parado: Quanto tempo um material fica parado em estoque? Por que? 

O custo das perdas de materiais do estoque e acuracidade do mesmo: Ter um inventário com 85% de acuracidade pode ser ok para alguém, mas se existe uma forma (e existe) de ter 99%, você está perdendo 14% do seu material.

O tempo de uma máquina parada (não produzindo): Você já mensura a produtividade das suas máquinas e toma decisões a partir dessa informação? 

O tempo parado do colaborador: Qual o custo hora de um colaborador? Se ele está parado é por qual motivo? Consegue mensurar a produtividade dele e da máquina que ele opera?

O custo com manutenções emergenciais: Qual a recorrência de manutenções? Não podem ser evitadas?

O tempo de carregamento dos materiais: Como é o processo? o que pode ser melhorado?

O tempo de separação dos materiais: Como é a organização desse passo? 

Esses custos podem não estar em um relatório de ERP. Se você já consegue mensurar essas informações, através da tecnologia, já está a um passo à frente da maioria das indústrias. 

Se ainda não tem esses dados, a boa notícia é que IoT é uma alternativa acessível e certeira para boa parte da coleta dessas informações. Considere fazer um investimento (pequeno) para ter as informações em tempo real e poder tomar melhores decisões.

Acompanhar o seu processo em campo te entregará muitas respostas e possíveis custos que não estava considerando no primeiro passo.

Para o próximo passo sugerimos 2 caminhos diferentes, acompanhe.

Passo 3: Defina a prioridade no seu plano de redução de custos

Depois de ter uma lista cheia de oportunidades de redução de custo, você tem algumas alternativas para identificar qual delas é mais urgente.

Para chegar na lista de prioridades final sugerimos duas ferramentas diferentes que te entregam resultados parecidos: 4 quadrantes do método Eisenhower e Matriz GUT.

A escolha da ferramenta é sua, veja qual é mais interessante para o seu caso ou qual tem mais familiaridade. Se ainda não conhece as ferramentas leia mais a seguir e defina seu método preferido.

Método Eisenhower

O método Eisenhower é utilizado normalmente para definir qual é a prioridade no quesito tempo. 

Urgente e Importante

Neste quadrante coloque todas aqueles custos importantes e urgentes de serem tratados, os que não podem e não devem ser adiadas, sob quaisquer circunstâncias. É realmente prioridade, é tudo aquilo que tem maior relevância do que o restante. Algo que nitidamente você está perdendo muito dinheiro se não tomar uma ação.

Não é urgente, mas é importante

O segundo quadrante corresponde a tudo o que não precisa ser atendido imediatamente, mas tem grande importância. São custos que não são impactantes a curto prazo, mas a médio e longo prazo.

Por exemplo, fazer manutenções preditivas não é urgente, porque neste momento não está impactando o trabalho de ninguém já que a máquina está operando normalmente. Mas certamente ter como evitar paradas urgentes e evitar custos absurdos com a manutenção corretiva é importante.

Com esse exemplo, queremos também fazer uma colocação: O grau de importância e urgência não é padrão para todas as indústrias. Cada gestor sabe qual é a real necessidade, e o prazo que ele tem para resolver problemas e reduzir custos.

É urgente, mas não é importante

Pode não ser fácil determinar quais são esses custos. Isso ocorre porque o caráter de urgência chama a atenção. No entanto, no fundo, não é algo relevante. Mas quando se trata de um custo, ele certamente deve ser visto em algum momento. 

Considere nesse quadrante custos menores, que não impactarão tanto no resultado final do seu plano de redução de custos. Mas mesmo assim são custos que sua empresa não precisa ter, não agrega valor em seus produtos/serviços, então consideramos que a exclusão desse custo é urgente.

Não é urgente e nem importante

Nem é de natureza urgente, nem tem maior relevância. Ou seja, custo baixo e impacto baixo. Se está funcionando, e a solução para reduzir esse custo tiver um payback longo, por exemplo. Ou se para gerar essa redução de custo demanda de muito tempo, considere não priorizar esses custos para mexer agora.

Matriz GUT

Definir o grau de importância e urgência pode não ser tão fácil. E colocar em uma escala pode facilitar a tarefa de definir quais dos seus custos deve ser prioridade reduzir. Nesse caso você pode utilizar a Matriz GUT.

A ideia da Matriz GUT é definir a prioridade da resolução dos problemas também. Para isso é dada uma nota de 1 a 5 para os três critérios: Gravidade, Urgência e Tendência. 

• Gravidade: Representa o impacto do problema para os envolvidos, caso ele esteja acontecendo ou venha acontecer.  É o momento de analisar o quão grave é (será) o problema ou ação para a empresa, processo ou pessoas. 
• Urgência: Representa o prazo ou tempo disponível para a resolução do problema ou execução da ação.  Quanto mais urgente for, menor será o tempo disponível para trabalhar no problema ou ação.
• Tendência: Representa o potencial de crescimento do problema ou ação, ou seja, a probabilidade de se agravar com o passar do tempo (caso nada seja feito). Além do crescimento, a tendência de redução ou desaparecimento do problema também podem ser consideradas na análise da tendência.

Para cada um deles é atribuída uma pontuação equivalente para, a partir disso, planejar as ações, que é o nosso próximo passo.

Exemplo: Matriz GUT para Redução de Custos na Indústria

Vamos utilizar alguns exemplos abaixo de custos para mostrar como ficaria a ordem de prioridades no resultado final.

O nível de gravidade, urgência e tendência vai variar de indústria para indústria, como já comentamos. Vamos entender porque colocamos essas “notas” para cada item.

Para nós ter custo de retorno de mercadoria por defeito é bem grave, muito urgente e pode ter tendência a piorar. Isso porque envolve diversos custos como: custo da logística reversa, custo do reenvio do novo produto, custo do conserto ou custo de um novo produto, tempo de todo o reprocesso, além do desgaste da marca.

O custo com manutenções urgentes é grave, mas não necessariamente compromete a operação se estiver em funcionamento. Quando a máquina está parada é urgente que seja realizada a manutenção e não um investimento em manutenção preditiva. E conforme a máquina vai desgastando a tendência é piorar as manutenções urgentes. Um custo da máquina parada envolve também o custo da hora/homem e hora/máquina, o atraso na produção e consequentemente atraso do faturamento.

O tempo de separação dos materiais pode ser variável, com um sistema RFID provavelmente esse seja uma custo baixíssimo e que não vale a pena mexer, já que todo o processo é automatizado, conferido em tempo real e muito mais rápido. Mas nesse caso consideramos que não tem RFID ainda e que o gestor não sabe o quão rápido pode ser esse processo. Então é grave, mas como ele não sabe o quanto pode melhorar (só que os motoristas reclamam que demora) não considera tão urgente, e a tendência é manter na mesma.

Perder produtos em estoque porque passou da data de validade é urgentíssimo e gravíssimo. Pode até ser que não vá piorar e que seja situações ocasionais ou produtos específicos, mas isso é muito desperdício.

A somatória dos pontos de cada um gera uma sequencia de prioridades. E na nossa matriz de GUT o ranking ficou listado na coluna de sequencia de atividades, como podem acompanhar na tabela anterior.

Passo 4: Plano de Ação Rápido

No passo 3 você definiu a prioridade de cada um dos custos possíveis de eliminar. Certamente nessa análise você já identificou alguns que são resolvidos facilmente, sem demandar grandes investimentos de dinheiro e tempo. Separe esses custos e utilize o método Ver e Agir.

As ações “ver e agir” em uma empresa, possibilitam a correção de problemas não priorizados, sem grandes esforços e investimentos.

Não precisamos nem entender os conceitos do método para saber o que fazer, não é mesmo? Então direcione essas atividades e comece a colher os frutos da melhoria contínua em ação. 

De fato o ver e agir está dentro do 5W2H, mas é tão óbvio que pode levar mais tempo para você preencher o plano 5W2H do que implantar a melhoria propriamente dita.

Passo 5: Concentre suas ações no plano baseado no 5W2H

Agora que nós já sabemos quais são os nossos custos, já entendemos o que é necessário reduzir e definimos a prioridade, está na hora de definir como vamos de fato reduzir custos na indústria.

Utilize uma planilha que resposta às seguintes questões:

• What: o que fazer para solucionar o problema?
• Why: por que fazer dessa forma?
• Where: onde será realizado o projeto?
• When: quando e qual o prazo de finalização previsto?
• Who: quais áreas são responsáveis?
• How: qual será a metodologia utilizada?
• How much: qual o orçamento disponível ou previsto?

Reduzir custos na Indústria não é uma atividade tão fácil, e criar um plano de ação para redução de custos pode ser uma tarefa ainda mais árdua. Exige tempo, exige atenção, exige conhecimento e exige dados. 

Infelizmente a teoria é linda, mas na prática vemos gestores e diretores industriais sem ideias para reduzir custos, porque contam apenas com poucos dados lançados no ERP ou ferramentas de controle. É o melhor que podem fazer com as ferramentas que tem disponível. 

Mas quem quer mudar essa situação e de fato reduzir custos vai além do centro de custo, e pode contar com a I3C nesse desafio. Esses 5 passos são apenas alguns dos quais realizamos nas indústrias e outros segmentos. 

Parceria para o Plano de Redução de Custos

Reduzir custos e melhorar a produtividade é a essência da I3C. Nós diagnosticamos o processo dos nossos parceiros e identificamos oportunidades de melhoria, com nosso olhar técnico e especialista. 

Quando você identifica que tem algo a melhorar mas não tem como mensurar ou não sabe por onde começar (e se vale a pena começar) é a hora de entrar em contato com nossa equipe. Todos os nossos projetos são entregues calculando o ROI / Payback, nós te garantimos um projeto que vale a pena. Acredite.

Se você quer reduzir custos, efetivamente, considere um diagnóstico da I3C!